Email-Archivierung

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Heutzutage wird ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz über E-Mail abgewickelt. Schnell und bequem werden in Sekundenschnelle Angebote, Informationen und Rechnungen übermittelt. Laut der GoBD sind diese E-Mails wie ein Geschäftsbrief über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies kann nur durch eine zertifizierte und professionelle E-Mail Archivierung erreicht werden.

Zusätzlich kann eine E-Mail Archivierung Ihnen bei der Einhaltung der DSGVO helfen.

Ihre Vorteile im Überblick

Rechtliche Sicherheit

Alle E-Mails eines Unternehmens können bereits vor der Verteilung auf die einzelnen Postfächer der Mitarbeiter, vollständig archiviert werden. Dabei werden Sie durch eine Verschlüsslung vor Manipulationen und Löschung geschützt. Eine integrierte kryptographische Signatur stellt zudem sicher, dass exportierte E-Mails selbst außerhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben. So können Sie Ihre E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis nutzen.

Schutz vor Datenverlust

Anwender können wichtige E-Mails nicht nach Belieben unbemerkt löschen, denn die E-Mails werden bereits vor Zustellung an die Postfächer archiviert. Selbst fehleranfällige und nur aufwändig zu sichernde PST-Dateien können sicher und zentral im Unternehmen gesichert und archiviert werden. Auch bereits E-Mails die vor der Einführung einer E-Mail Archivierung eingegangen sind oder dezentral gespeichert wurden, können nun zentral archiviert werden.

Reduzierung von Storage-Anforderungen

Durch die Archivierung der E-Mails können diese regelbasiert vom E-Mails Server gelöscht werden und ihn so Entlasten. Durch die De-Duplizierung und Komprimierung belegen die Daten 30 – 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem Server.

Vereinfachung des Backup und Restore

Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mails-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden. Auch wenn der E-Mails-Server ausfällt bleiben die E-Mails über das Archiv weiterhin zugreifbar.

Steigerung der Produktivität

Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung konstant niedrig gehalten, somit werden Postfachbegrenzungen überflüssig. Durch die nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder Web Access, die Beibehaltung der gewohnten Ordnerstruktur und die schnelle Volltextsuche über E-Mails und Dateianhänge, sowie die intuitive Bedienung erreichen Sie eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

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