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Warum Sie sich von »flexiblem Arbeiten« und »Arbeiten in der Cloud« nicht abschrecken lassen sollten!

In Echtzeit online zusammenarbeiten – egal, wo sich die Mitarbeiter gerade befinden. Die Corona-Krise hat unmissverständlich gezeigt, welch hohen Stellenwert flexibles und mobiles Arbeiten in der heutigen Zeit einnehmen. Grundsätzlich bedeutet flexibles Arbeiten, dass Mitarbeiter ihrer Arbeit nicht zwangsläufig im Unternehmen nachgehen müssen, sondern dies auch von unterwegs oder aus dem Home-Office tun können. Selbstverständlich ist das nicht für jede Firma und jeden Mitarbeiter möglich, da produzierende Unternehmen oder Firmen mit Ladengeschäft auf die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter vor Ort angewiesen sind.

Flexibilität dank der Cloud

Flexibilität muss sich allerdings nicht nur auf den Ort beschränken, an dem die Arbeit verrichtet wird. Flexibilität bedeutet auch, dass alle Mitarbeiter bestmöglich miteinander arbeiten und kommunizieren können, unabhängig davon, ob sich die jeweiligen Kollegen am selben Ort oder ganz woanders aufhalten. Hier kommt das Thema »Cloud« ins Spiel.

Für einige mag der Begriff »Cloud« abschreckend wirken. Dabei erfüllen Cloud-Server höchste Sicherheitsstandards und sind besonders vor unbefugten Zugriffen, Diebstahl sowie Umwelteinflüssen wie Brand- und Wasserschäden gesichert. Diese Sicherheit kann bei einem lokalen Server im eigenen Unternehmen in den meisten Fällen nicht gewährleistet werden. Außerdem geht es gar nicht darum, auf einen Schlag die gesamte Unternehmens-IT in die Cloud zu verlegen. Vielmehr können verschiedene Cloud-Lösungen das Arbeiten im Unternehmen erleichtern.

Der erste Schritt

Als erster Schritt kann zum Beispiel die unternehmens- weite Nutzung cloud-basierter Office-Anwendungen gelten. Bei cloud-basierten Office-Anwendungen werden alle Dateien – wie es der Name bereits vermuten lässt – in einem Rechenzentrum in der Cloud und nicht lokal auf dem eigenen Computer gespeichert. Für den Zugriff auf die Dateien wird lediglich eine bestehende Internetverbindung benötigt. Somit ist das Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail hinfällig. Sie und Ihre Mitarbeiter können immer in Echtzeit von jedem Ort auf die Dateien zugreifen, die sie gerade benötigen, bei Bedarf gemeinsam und gleichzeitig an Textdokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen arbeiten, Inhalte kommentieren oder optimieren.

Des Weiteren sparen Sie sich die Kosten und den Aufwand für die Anschaffung einzelner Desktop-Lizenzen. Lizenzen werden pro Nutzer im Monat abgerechnet und neue Mitarbeiter können einfach hinzugefügt werden.

Die Vorteile der Nutzung cloud-basierter Office- Anwendungen auf einen Blick:

  • Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Erarbeitung von Inhalten ohne Zeitverzögerung
  • In der Cloud bearbeitete Dokumente sind jederzeit verfügbar und zu jedem Zeitpunkt editierbar
  • Ihre Cloud-Dokumente werden automatisch synchronisiert
  • Einzelne Lizenzkosten für die Nutzung von Software an jedem Arbeitsplatz entfallen

Microsoft 365 als cloud-basierte Office-Lösung

Ein Beispiel für eine cloud-basierte Office-Lösung ist Microsoft 365. Mit dem Abo-Modell Microsoft 365 können Sie die klassischen Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Co. in der Cloud-Version nutzen. Das bietet Ihnen nicht nur die genannten Vorteile der einfacheren Zusammenarbeit, sondern eröffnet Ihnen noch viele weitere Möglichkeiten. Beispielsweise steht Ihnen, je nach gebuchtem Modell, auch die Kollaborationsplattform Microsoft Teams zur Verfügung, mit der die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Kunden vereinfacht und die Zusammenarbeit weiter optimiert werden kann.

Übrigens: Da am 13. Oktober 2020 der Support von Microsoft Office 2010 endet, ist jetzt die beste Gelegenheit, auf eine andere Office-Alternative umzusteigen. Sicherheitslücken in der Software werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr geschlossen, wodurch Ihre IT-Systeme erheblichen Sicherheitsrisiken ausgesetzt sind. Mit dem Umstieg auf eine cloud-basierte Office-Lösung wie Microsoft 365 erhalten Sie immer die aktuellste Version als automatisches Update. Sprechen Sie uns an Sie sehen die Notwendigkeit, einen Teil Ihrer Arbeitsplätze in die Cloud zu verlegen? Wir beraten Sie, welche Lösung die richtige für Ihr Unternehmen ist und übernehmen die Einrichtung für Sie!

Weitere Nutzungsmöglichkeiten

Neben der Nutzung cloud-basierter Office-Anwendungen gibt es natürlich zahllose weitere Optionen der Cloud-Nutzung. Wer möchte, kann seinen gesamten Server-Betrieb in die Cloud verlagern. Damit können Sie erhebliche Kosten für Hardware, Wartung und Betrieb einsparen, und Ihre Daten sind dank der extrem hohen Sicherheitsanforderungen externer Rechenzentren bestens geschützt. Als weitere Beispiele lassen sich die Datensicherung oder Nutzung einer Firewall in der Cloud nennen.

Die Vorteile der Datensicherung in der Cloud

  • Ortsunabhängiger Zugriff auf Ihre Daten von jedem IT-System
  • Verlorene Dateien jederzeit wiederherstellbar
  • Backups auf deutschem Boden:  für umfassenden Datenschutz
  • Schutz der Daten durch komplexe Verschlüsselung
  • Sie zahlen nur das Speichervolumen, das Sie tatsächlich nutzen

Die Vorteile einer Firewall in der Cloud

  • Sie erhalten einen standortunabhängig sicheren Zugriff auf Ihre Informationen mittels VPN-Anbindung
  • Anzahl der per Firewall geschützten Standorte und Arbeitsplätze beliebig erweiterbar
  • Kommunikationsverbindungen sind durch eine komplexe Verschlüsselung umfassend gesichert
  • Einfache Erweiterungsmöglichkeiten