E-Mail-Archivierung

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+ + + B R E A K I N G N E W S + + + Sehr geehrte Geschäftspartner:innen + + + wir möchten Sie mit diesem Newsticker auf die anhaltend schwierige Versorgungssituation hinweisen. + + + Rohmaterialien, elektronische Bauteile und Transportkapazitäten sind aktuell, selbst mittels eines weitreichenden Forecasts, zum Teil nicht mehr termingerecht erhältlich. Vielfältige Gespräche mit unseren Lieferanten und auch der Austausch mit anderen Marktteilnehmern, bezüglich der Beschaffungssituation, führen uns zu der Einschätzung, dass die derzeitige Situation voraussichtlich bis Mitte 2022 anhalten wird. + + + Als zuverlässiger Partner an Ihrer Seite sehen wir uns vor diesem Hintergrund gezwungen, Sie darum zu bitten, feste Aufträge zur Deckung Ihres Bedarfs bis mindestens Ende 2021 – besser bis Mitte 2022 – kurzfristig bei uns zu platzieren. Dies ist die beste Möglichkeit, Ihre Versorgung zu gewährleisten. + + + Bitte bestellen Sie dabei mit realistischen Wunschlieferdaten, damit wir die richtigen Prioritäten setzen und uns auf das Wesentliche konzentrieren können. Bitte seien Sie versichert, dass die S.K.I.P. DATENTECHNIK GMBH über ein leistungsfähiges und motiviertes Team verfügt, das auf ein erprobtes Lieferantennetzwerk zugreifen kann. + + + Wir werden alles daran setzen, Sie trotz aller Schwierigkeiten bestmöglich zu versorgen. + + + Wir bedanken uns sehr herzlich für Ihre kooperative Mitarbeit und Ihr Verständnis. + + + Bitte beachten Sie auch unsere Betriebsferien vom 23.12.2021 bis einschließlich 02.01.2022 ! Wir wünschen Ihnen besinnliche Feiertage und einen guten Übergang. Bleiben Sie Gesund. + + + Unser Bereitschaftsdienst ist für Vertragskunden weiterhin erreichbar.

Heutzutage wird ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz über E-Mail abgewickelt. Schnell und bequem werden in sekundenschnelle Angebote, Informationen und Rechnungen übermittelt. Laut der GoBD müssen diese E-Mails, wie ein Geschäftsbrief, über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies kann nur durch eine zertifizierte und professionelle E-Mail-Archivierung erreicht werden. Zusätzlich kann eine E-Mail-Archivierung Ihnen bei der Einhaltung der DSGVO helfen.

Die Vorteile der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Sicherheit

Alle E-Mails eines Unternehmens können bereits vor der Verteilung auf die einzelnen Postfächer vollständig archiviert werden. Dabei werden sie durch eine Verschlüsslung vor Manipulationen und Löschung geschützt. Eine integrierte kryptographische Signatur stellt zudem sicher, dass exportierte E-Mails selbst außerhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben. So können Sie Ihre E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis nutzen.

Schutz vor Datenverlust

Anwender können wichtige E-Mails nicht nach belieben unbemerkt löschen, denn die E-Mails werden bereits vor Zustellung an die Postfächer archiviert. Selbst fehleranfällige und nur aufwändig zu sichernde PST-Dateien können zentral im Unternehmen gesichert und archiviert werden. Auch Mails, die bereits vor der Einführung einer E-Mail-Archivierung eingegangen sind oder dezentral gespeichert wurden, können nun zentral archiviert werden.

Reduzierung von Storage-Anforderungen

Durch die Archivierung Ihrer E-Mails können diese regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und ihn so entlasten. Durch die dadurch erfolgte Komprimierung belegen die Daten 30 – 70 % weniger Speicherplatz auf dem Server.

Vereinfachung des Backup und Restore

Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden. Auch wenn der E-Mail-Server ausfällt bleiben die Mails über das Archiv weiterhin zugreifbar.

Steigerung der Produktivität

Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung konstant niedrig gehalten, somit werden Postfachbegrenzungen überflüssig. Durch die nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder Web Access, die Beibehaltung der gewohnten Ordnerstruktur und die schnelle Volltextsuche nach E-Mails und Dateianhänge, sowie die intuitive Bedienung erreichen Sie eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

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Matthias Rottstädt
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