E-Mail-Archivierung

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Heutzutage wird ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz über E-Mail abgewickelt. Schnell und bequem werden in sekundenschnelle Angebote, Informationen und Rechnungen übermittelt. Laut der GoBD müssen diese E-Mails, wie ein Geschäftsbrief, über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies kann nur durch eine zertifizierte und professionelle E-Mail-Archivierung erreicht werden. Zusätzlich kann eine E-Mail-Archivierung Ihnen bei der Einhaltung der DSGVO helfen.

Die Vorteile der E-Mail-Archivierung

Rechtliche Sicherheit

Alle E-Mails eines Unternehmens können bereits vor der Verteilung auf die einzelnen Postfächer vollständig archiviert werden. Dabei werden sie durch eine Verschlüsslung vor Manipulationen und Löschung geschützt. Eine integrierte kryptographische Signatur stellt zudem sicher, dass exportierte E-Mails selbst außerhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben. So können Sie Ihre E-Mails im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis nutzen.

Schutz vor Datenverlust

Anwender können wichtige E-Mails nicht nach belieben unbemerkt löschen, denn die E-Mails werden bereits vor Zustellung an die Postfächer archiviert. Selbst fehleranfällige und nur aufwändig zu sichernde PST-Dateien können zentral im Unternehmen gesichert und archiviert werden. Auch Mails, die bereits vor der Einführung einer E-Mail-Archivierung eingegangen sind oder dezentral gespeichert wurden, können nun zentral archiviert werden.

Reduzierung von Storage-Anforderungen

Durch die Archivierung Ihrer E-Mails können diese regelbasiert vom E-Mail-Server gelöscht werden und ihn so entlasten. Durch die dadurch erfolgte Komprimierung belegen die Daten 30 – 70 % weniger Speicherplatz auf dem Server.

Vereinfachung des Backup und Restore

Durch die Reduzierung des Datenvolumens auf dem E-Mail-Server können Backup- und Restore-Zeiten deutlich verkürzt werden. Auch wenn der E-Mail-Server ausfällt bleiben die Mails über das Archiv weiterhin zugreifbar.

Steigerung der Produktivität

Das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server wird durch die Archivierung konstant niedrig gehalten, somit werden Postfachbegrenzungen überflüssig. Durch die nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder Web Access, die Beibehaltung der gewohnten Ordnerstruktur und die schnelle Volltextsuche nach E-Mails und Dateianhänge, sowie die intuitive Bedienung erreichen Sie eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.

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Matthias Rottstädt
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